前回の記事でオフィスミカサ・ホームファイリング上級レッスンに申し込んだことを書きました
書類整理に悩む人に届けたいと思い申し込みましたが
決め手は何といっても講師の長野ゆか先生の専門性あふれる知識とそれに基づいた的確なお話
以前から会いたかった長野先生に会えお話を聞いてもっとほれ込みました(笑)
何を学ぶかも大事だけれど誰から学ぶかはもっと大事だと思います
上級レッスンではバーチカルファイリングを用いて我が家の書類整理を完成させます
ひとつひとつのステップを学び実践しながらクライアントさんに寄り添っていけるよう
新しい学びにわくわくしながらレッスンスタートを待ちました
ステップ１ ホームファイリングに組み込みたいものを把握
いわゆる全出しです
家庭で把握する書類・自分の仕事や趣味のもの・その他ホームファイリングに入れたいモノをすべて出しその量を体感します
お恥ずかしながら我が家のファイリングBefore画像
保険や金融機関の書類そして取扱説明書などは『見出し付きクリアホルダー』で整理してあるものの
上から見ると雑然としていて必要なモノがすぐに取り出せそうにありません
自分ではある程度整理しているつもりだったのに…
ステップ２ 全出ししたモノの要・不要を判断
ステップ１で全出しした書類の要・不要を判断していきます
全て出して驚いたのは書類を収めていたファイルボックスの多さ
合計１４個！
全てクリアファイルなどに入れてファイルボックスに収納できていると思い込んでいましたが
まさかの簿冊式といわれるファイルに収めている書類まで出てくるという
ある程度スキャンしてデータ化もしているにもかかわらずこの量！
見える化大切ですね
そして要・不要の判断ができたら書類とモノの総量を把握して個別フォルダを購入します
個別フォルダを収めるボックスは今までと同じく無印良品のファイルボックスを使用することにしました
ファイルボックスと書類の山で一時期和室は大変なことに
ステップ３ 書類を個別フォルダ化
書類をグループ化して個別フォルダにまとめていきます
ここで気をつけることは個別フォルダの厚み調整
薄すぎず厚すぎずが難しくここも苦戦しました
でもこの厚み調整が後から個別フォルダのタイトルが見えやすく探しやすくなるということを実感するのです
そしてもう一つのヤマである個別フォルダのタイトルを考えること
整理収納でも肝となるラベリング
いかに取り出しやすくタイトルを付けられるのか
ここでのNGワードは〇〇関係や〇〇等などのあやふやな言葉
とても悩みましたがここで悩んだ分『クライアントさんへのファイリング作業時に財産になるからねー』との長野先生の言葉に納得です
ステップ４ ファイル管理表の作成
個別フォルダ作成時に大分類→中分類→小分類と分けたものからファイル管理表を作成します
ある程度自分で管理表を作成したら長野先生からZOOMのオンラインでフィードバックしていただきます
このファイル管理表のすばらしさを長野先生とのやりとりで実感
管理表にはファイリングに入れる書類だけでなく家中の他の書類やアルバムから年賀状などなんでもそしてデータの保管先まで管理できるのです
例えれば我が家の書類地図の完成です
エクセルでのデータ管理で我が家の変化に沿って管理表も更新でいるというおまけつき
この管理表をクライアントさんにお伝えできるなんてワクワクがとまりません
ステップ５ ラベルシール打ち出しとガイド作成
ファイル管理表からの差し込み印刷で個別フォルダのタイトルとなるラベルシールを打ち出します
この辺りまで来ると打ち出しからのラベル貼りと作業がどんどん楽しくなってきて勢いがついてきました
（ということは今まで楽しくなかったのか？）
大分類となる第一ガイド中分類となる第二ガイドも作成しガイド位置に差し込みます
ステップ６ ホームファイリング完成
ファイルボックスにラベルのプレートを作成・貼付してファイリング完成です！
『わーキレイです、完璧です。お疲れさまでした～外箱のラベルもガイド色もきれいです！』
長野先生に終了報告と画像を送ったときにいただいた言葉
もう先生ったらほめ過ぎ～と思いつつニヤニヤが止まらない
なかなか行程が進まない私に寄り添って励ましてくださった先生のおかげです
本当に長野先生から学べて良かった！
ホームファイリング上級レッスンを終えて
よく書類整理に悩む方からの相談もあり一度きちんと体系的にファイリングを学びたいと思っていました
上級レッスンを終えて感じたのはホームファイリングの自由度
それぞれの家庭や暮らしに合うように書類だけでなく年賀状が入っていてもいいし診察券や写真が入っていてもいい
あるべき基本を押さえながらも自由にコーディネイトできるのが良いところ
基本は迷わず出せてすぐに元に帰ることのできるファイリング
管理表で総量の把握と地図さえ完成すればあとは各家庭の基準でよいのではと思います
きちんと書類管理したい方からゆるーく持っていたい方まで応用の効くファイリングを
しっかりとお伝えできるようにこれからも学び続けたいと思います
コメント